Alles im Griff – Zeitmanagement von Außendienstmitarbeitern

Verkäufer sind nur dann erfolgreich, wenn sie nicht ständig mit vertriebsfremden Aufgaben beschäftigt sind.

,,Eine gute Planung ist hier das A und O“, sagt Rainer Skazel, Geschäftsführer des Deutschen lnstituts für Vertriebskompetenz in Radolfzell. ,,Gerade bei der Tourenplanung ist dies häufig nicht der Fall: Da wird dann der Kunde besucht, der am lautesten schreit und nicht derjenige, der den meisten Umsatz bringt.“

Das Pareto-Prinzip

Trainer und Coach Martin Limbeck rät, das Pareto-Prinzip anzuwenden: Demnach erzielen Verkäufer in nur 20 Prozent ihrer Arbeitszeit 80 Prozent des Umsatzes. Deshalb sollten sie checken, wie viel Zeit ihres Verkaufsalltags sie mit überflüssigen Aufgaben verbringen und sich von diesem Ballast ein trennen. Martin Limbeck nennt folgende To-Dos:

• Finden Sie heraus, welche lhrer Verkaufsstrategien und -techniken die höchste Erfolgsquote haben, und wenden
  Sie diese konsequent an.
• Konzentrieren Sie sich auf die Produkte, die für 80 Prozent lhrer Gewinne sorgen.
• Konzentrieren Sie sich auf die 20 Prozent lhrer Kunden, die für 80 Prozent lhrer Gewinne verantwortlich sind.
• Nehmen Sie dabei nicht nur Kontakt zu potenziellen Neukunden auf, sondern reaktivieren Sie auch alte Kunden, mit denen Sie in der Vergangenheit gute Geschäfte gemacht haben: Klopfen Sie an bekannte Türen und wählen Sie vertraute Telefonnummern!

Limbeck rät außerdem, grundsätzlich alte beruflichen und auch privaten Aktivitäten nach dem 80/20-Prinzip auszurichten:
,,So befreien Sie sich nicht nur von zeitlichem, geistigem und seelischem Ballast, sondern schaffen auch Freiräume für die nötige Entspannung, die Erfolg erst möglich macht.“

Zum richtigen Zeitpunkt das richtige tun

ln vielen Unternehmen läuft bei der Planung im Vertrieb etwas grundsätzlich falsch, weiß Rainer Skazel: So nutzen
Verkäufer gerne den Freitag als Home-Office-Tag. ,,Dann setzen sie sich ans Telefon und versuchen, für die kommende
Woche ihre Termine zu planen.“ Das Problem: ln vielen Firmen erreichen sie ab Freiiagmittag keinen mehr. Ein weiterer Nachteil: Am Freitag noch für die kommende Woche Termine zu bekommen, ist oft gar nicht möglich, da: vielen Entscheidern dies zu kurzfristig ist. ,,Andere Außendienstmitarbeiter machen gar keine Termine aus, sondern fahren auf gut Glück bei den einzelnen Kunden vorbei“, so Skazel.

,,Dazu sollte man allerdings wissen, wann der jeweilige Ansprechpartner gut zu erreichen ist: Bei Handwerksfirmen, in denen der Chef zugleich der Entscheider ist, ist dieser oft nur zwischen 7 und 9 Uhr morgens im Büro und danach häufig auf Baustellen. Wenn nun der Außendienstmitarbeiter aber erst um 9 Uhr sein eigenes Büro verlässt, wird er den Chef wohl nie antreffen.“ Viele Verkäufer vertrödeln auch ihre kostbare Zeit, ohne es überhaupt zu bemerken“, meint Martin Limbeck.

Dazu nennt er ein Beispiel: ,,Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Termin bei einem potenziellen Kunden in einem lndustriegebiet. Gegen 13 Uhr ist eine Mittagspause geplant.“ Statt sich bis 14 Uhr auszuruhen, rät Limbeck etwas ganz anderes: ,,Vor dem Termin haben Sie recherchiert, dass weitere potenzielle Kunden in dem lndustriegebiet ansässig sind, wo Sie sich gerade befinden“. Und genau zu denen gehen Sie jetzt hin. Brauchen Sie für den Weg fünf Minuten, dauert lhre Mittagspause genau die zehn Minuten, die Sie für den Hin- und Rückweg benötigen.“ Danach geht es weiter mit dem nächsten Termin.

Typsache

Nicht zuletzt hängt gutes Zeitmanagement auch davon ab, sich so zu organisieren, dass man aus seinen Fähigkeiten und Neigungen, das Beste herausholt. Rainer Skazel nennt folgende vier Grundtypen:

• Der ,rote“ Außendienstmitarbeiter ist stets zuverlässig und pünktlich. Es ist sehr strukturiert und direkt. Doch oft ist er in Kundengesprächen zu energisch, da er in kürzester Zeit zu viel Gespräch durchbringen will. Mit etwas mehr Diplomatie werden Ziele oftmals besser erreicht.
• Der ,,gelbe“ Verkäufer dagegen ist immer relaxt und entspannt. Genauso ist leider auch sein Verhältnis zur Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit. Gelbe Verkäufer sollten sich ausreichend Zeitreserven einplanen, damit sie für den Fall der Fälle einen Zeitpuffer haben. Je besser Sie sich auf Ihren Tag vorbereiten, umso weniger kann passieren.
• Der grüne Typ wird tendenziell etwas schneller nervös, wenn etwas Unvorhergesehenes dazwischen kommt. Druck kann ihn aus dem Konzept bringen. Gute Vorbereitung und auch hier ausreichend Zeitreserven und eine gute Planung geben Sicherheit.
• lmmer gut vorbereitet ist der ,blaue“ Verkäufer. Er plant ausreichend Zeit für die Fahrt ein, hat sich seine Tourenplanung vorher genau angesehen und ist meist schon 15 Minuten vor dem eigentlichen Termin beim Kunden. Oft geht er bei Gesprächen zu sehr ins Detail, was einen hohen Zeitaufwand für Gespräche bedeutet und dann dazu führt, dass das „Big Picture“ verloren geht. Oftmals hilft es, wenn er je nach Kundentyp jede Präsentation auch als Kurzversion oder Summary bereithält.